Privacy Policy HJT

Privacy Policy HJT

1.1. Jouw privacy

STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI persoonsgegevens verwerkt van vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is stichting STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI.

In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.

1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI uitvoert, verzamelt en verwerkt STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI persoonsgegevens van de relatie:

  1. Wanneer de relatie vrijwilliger van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI is/wordt:
  • Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
  • Voor het informeren over werkroosters.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  1. Wanneer de relatie bestuurslid van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI is/wordt:
  • Voor het eventueel uitbetalen van loon of onkosten.
  • Voor het informeren over bijeenkomsten.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  1. Wanneer de relatie sponsor van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI is/wordt:
  • Voor het verwerken van sponsorbedragen.
  • Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  • Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
  • LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
  1. Wanneer de leverancier van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI is/wordt:
  • Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  • LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
  1. Wanneer de relatie meedoet aan een toernooi georganiseerd door STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI:
  • Voor het verwerken van het inschrijfgeld.
  • Voor het informeren over teamindelingen, poule-indelingen en wijzigingen.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  1. Wanneer de relatie contact opneemt met STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
  • Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om inschrijfgeld te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.

Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn, en worden daarom aangemerkt als een gerechtvaardigd belang voor de verwerking. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.

1.3 Persoonsgegevens die wij vastleggen

Persoonsgegevens

1.4. Administraties

STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI voert een aantal administraties om de stichting draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

  • Toernooiplanner: software van Judo Bond Nederland
  • www.heidejudotoernooi.nl: content managementsysteem van de stichting
  • Sponsoradministratie: lokale administratie om sponsoren en Vrienden van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI vast te leggen
  • Inschrijfgeldadministratie: Webapplicatie voor innen van inschrijfgeld

1.5. E-mail

STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de stichting. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen zoals de kerst- en nieuwjaarsborrel, het vrijwilligersfeest, et cetera. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e-mail.

1.6. Foto’s en video’s

Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze huis-/wedstrijdfotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar SECRETARIS@HEIDEJUDOTOERNOOI.NL  onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI via SECRETARIS@HEIDEJUDOTOERNOOI.NL  met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI geen verantwoordelijkheid, tenzij door STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI zelf geplaatst.

1.7. Recht van verzet

Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar SECRETARIS@HEIDEJUDOTOERNOOI.NL met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen.

Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via SECRETARIS@HEIDEJUDOTOERNOOI.NL . Indien je onverhoopt toch het gevoel hebt dat je niet goed geholpen bent, kan altijd nog een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de door hen beschikbaar gestelde kanalen.

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden

STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.9. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI, kan de desbetreffende vrijwilliger/bestuurslid gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.

1.10. Websites van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI en andere websites

Op de websites van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI tref je een aantal links aan naar andere websites. STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.

De volgende websites vallen onder verantwoording van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI:

  • www.heidejudotoernooi.nl

2. TENSLOTTE

2.1. Vragen

Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI, onderwerp Privacy, via e-mail: SECRETARIS@HEIDEJUDOTOERNOOI.NL .

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden

Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via SECRETARIS@HEIDEJUDOTOERNOOI.NL . Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid

STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.

2.4. Verantwoording

Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van STICHTING HEIDE JUDO TOERNOOI verantwoordelijk.

Word Sponsor van het HJT

Wilt u een associatie met een jarenlange competitie in Ede waar traditie en top talent samenkomen, word dan één van onze supporters. We reageren zo snel mogelijk op uw bericht.